İşçi özlük dosyasının ne olduğu konusu İş Kanunu’nda tanımlanmamış olup, kanundaki düzenlemeden hareketle işçi özlük dosyası, işveren tarafından çalıştırılan her işçi için ayrı düzenlemek koşuluyla iş ilişkisinin başlangıcı, devamı ve sona ermesine ilişkin gerek İş Kanunda, gerek diğer kanunlarda öngörülen belge ve kayıtların yanı sıra kanunlara aykırı olmamak koşuluyla iş ilişkisinin gerekli kıldığı bilgi ve belgelerin toplandığı kişisel nitelikte bir dosya olarak tanımlanabilir. Bu anlamda, özlük dosyası hem iş ilişkilerinin düzenli yürütülmesi hem de işçinin haklarının korunması bakımından önem taşımaktadır.
İşçi özlük dosyası tutma yükümlülüğünün dayanağı
İşçi özlük dosyasının kanuni dayanağını, 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesi oluşturmaktadır.
İş Kanunu’nun 75. maddesinde işverenlerin özlük dosyası düzenleme, işçiler hakkında edindikleri bilgiler konusunda sır saklama ve bu bilgileri hukuka uygun olarak kullanma yükümlülüğü getirilmiştir.
Söz konusu maddeye göre, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşçi özlük dosyasının özellikleri
İşçi özlük dosyasının aşağıda belirtildiği şekilde belli başlı özellikleri bulunmaktadır.
a) İşverenin kanuni yükümlülüğüdür: İş Kanunu’na göre, bir iş sözleşmesine dayanarak işçi çalıştıran gerçek veya tüzel kişi yahut tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşlar işveren sayılmaktadır. Dolayısıyla, bu tanım kapsamında yer alan tüm işverenlerin işçi özlük dosyası tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Ancak, işçi özlük dosyasının tam ve eksiksiz tutulabilmesi için dosya da yer alması gereken bazı belge ve kayıtların işçi tarafından sağlanması konusunda sorumluluğu bulunmaktadır.
b) Kişisel niteliktedir: İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca her işçi için ayrı bir işçi özlük dosyası tutulması gerekmektedir. Tutulan bu dosyada ilgili işçiye ilişkin belge ve kayıtlar yer almaktadır. Dosyada işçiye ilişkin olmayan belge ve kayıtlara yer verilmemesi dosyayı kişiye özgü kılmaktadır.
c) Delil özelliği taşır: Özlük dosyası, işçi ve işveren arasındaki iş ilişkisinde önemli bir delil niteliği taşır. İşçinin işe başlama tarihi, maaş bilgileri, disiplin cezaları gibi belgeler, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğine kanıt oluşturur. Aynı zamanda, işçi ile işveren arasında doğabilecek davalarda, örneğin kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, fazla çalışma, yıllık izin gibi hak taleplerinde, özlük dosyasında bulunan belgeler delil olarak kullanılmaktadır. Bu anlamda, dosyanın delil özelliğinden hem işçi hem işveren yararlanabilmektedir.
Özlük dosyasında tutulması gereken belge ve kayıtlar
İş Kanunu’nda işçi özlük dosyasında yer alacak belgeler açık olarak belirtilmemiş, bunun yerine işverenin bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olduğu şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir.
Bu çerçevede, özlük dosyasında kanunda belirtildiği gibi öncelikle işçiye ait kimlik bilgilerinin bulunması gerekmektedir. Ayrıca gerek İş Kanunu, gerekse diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu bilgi ve belgeler de özlük dosyasında yer almalıdır.
Dolayısıyla, özlük dosyasında yer alması gereken belgeleri “kanunlara göre düzenlenmesi zorunlu belgeler” ve “gerekli belgeler” şeklinde ikili bir ayrıma tutulabilecektir.
Bunun dışında, özlük dosyasında yer alması gereken belgelerinden bazıları işe giriş esnasında (örneğin; iş başvuru formu, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, iş sağlığına ilişkin belgeler, diploma, fotoğraf, adli sicil kaydı, ikametgâh belgesi, eski işyerine ilişkin çalışma belgesi, askerlik durum belgesi, yabancı işçiler için çalışma izni vd.), bazıları işin devamı sırasında (örneğin; ücret hesap pusulası, yıllık ücretli izin talep dilekçesi, yıllık ücretli izin kayıt belgesi, iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin belgeler, işçi onayına ilişkin belgeler, performans değerlendirme formu, işçiye ilişkin ihtar yazıları ve tutanaklar vd.), bazıları ise işin sona ermesi sırasında (örneğin; iş sözleşmesini fesheden işverenin/işçinin feshe ilişkin yazısı, çalışma belgesi, ibraname, SGK işten ayrılış bildirgesi vd.) tutulması gereken belge ve kayıtları oluşturmaktadır.
Özlük dosyasının saklanma süresi
İş Kanunu’nda işçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin herhangi bir hükme yer verilmemiştir.
Ancak, işçi özlük dosyalarının, iş ilişkisi sona erdikten sonra da belirli bir süre boyunca saklanması gerekmektedir. İş Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve doktrindeki görüşlere göre, işçinin özlük dosyasındaki belgelerin işten ayrılma tarihinden itibaren en az 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu süre, işçi ile işveren arasında doğabilecek olası anlaşmazlıkların çözümünde delil sağlama açısından önem taşımaktadır. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatına göre ise, çalışanların kişisel sağlık dosyalarının işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle saklanması gerektiğinden bu hususa da dikkat edilmesi gerekmektedir.
Özlük dosyasında KVKK yönünden dikkat edilmesi gerekenler
Özlük dosyasında yer alan bilgilerin birçoğu kişisel veri niteliğindedir ve bu nedenle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) uygun şekilde işlenmesi gerekmektedir.
Bu nedenle, özlük dosyasının saklanması ve üçüncü kişilerle paylaşılması sürecinde KVKK’nın getirdiği yükümlülüklere uygun hareket edilmesi, özlük dosyasındaki kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için, dosyanın fiziksel ve dijital ortamda korunması ve yetkisiz erişimlere karşı gerekli tedbirlerin alınması gereklidir.
Özlük dosyası ile ilgili yaptırımlar
Özlük dosyası ile ilgili işverenin yaptırıma konu olabilecek ihlalleri aşağıdaki belirtilmiştir.
– Özlük dosyasının düzenlenmemesi,
– Özlük dosyasının yetkili memur ve mercilere gösterilmemesi,
– Açıklamama yükümlüğüne aykırı davranılması,
– Özlük dosyasının hukuka aykırı kullanılması
– Özlük dosyalarına hukuka aykırı olarak veri kaydedilmesi
Yukarıda belirtilen ihlal durumlarında “idari para cezası”, “ceza hukuku yaptırımı” ve “hukuki sorumluluk” şeklinde yaptırımlar söz konusu olabilmektedir.
Örneğin, özlük dosyasının düzenlenmemesi durumunda İş Kanunu’na göre idari para cezası (14.739 TL) ile karşı karşıya kalınacaktır.
Yine, özlük dosyasının denetim ve kontrolle görevli memurlara (Müfettiş, Denetmen) gösterilmemesi hem İş Kanunu, hem de Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda idari para cezası yaptırımına bağlanmıştır.
Hukuka uygunluk olmadan işçi özlük dosyasındaki bilgilerin ifşa edilmesi, çalışma hayatı ile ilgili olmayan verilerin kaydedilmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak bir başkasına verilmesi ise Türk Ceza Kanunu yönünden yaptırımı gündeme getirecektir.
Sır saklama yükümlülüğü kapsamında işçi hakkındaki gizli kalması gereken bilgilerin açıklanması da işverenin hukuki sorumluluğunu doğurmaktadır. Böyle bir durumda işçi genel hükümlere göre işverene karşı maddi ve manevi tazminat davaları açabileceği gibi ihlalin önlenmesine yönelik tedbirler alınmasını da isteyebilecektir.
Sonuç olarak; işverenlerin özlük dosyası tutma yükümlülüğüne dikkat etmeleri, özlük dosyalarını yasal çerçevede oluşturarak saklama süresine ve kişisel veri güvenliğine dikkat etmeleri gerekmektedir.